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Wir möchten Ihnen das Thema E-Mail Archivierung näher bringen und darstellen warum das so wichtig ist.

E-Mail-Archivierung bietet nicht nur zahlreiche technische und wirtschaftliche Vorteile, sie stellt für Unternehmen zudem eine zwingende Notwendigkeit dar. Geltende rechtliche Anforderungen können nicht ohne eine solche Lösung erfüllt werden.

1. Erfüllen Sie rechtliche Vorschriften und vermeiden Sie Sanktionen

Der Gesetzgeber hat der E-Mail praktisch die gleiche rechtliche Bedeutung zugeschrieben, wie sie Dokumente in Papierform besitzen. Dies trifft auf alle Handels- und Geschäftsbriefe sowie auf alle Dokumente mit steuerrechtlich relevantem Inhalt zu.
Die Notwendigkeit zur E-Mail-Archivierung ergibt sich unter anderem aus den Vorschriften des Handels- und Steuerrechts über die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung (§§ 238 ff. und § 257 HGB sowie §§ 140 ff. AO), den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und aus den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).
Unternehmen sind dazu verpflichtet, alle relevanten E-Mails bis zu zehn Jahre lang vollständig aufzubewahren und jederzeit maschinell auswertbar vorhalten zu können. Zudem muss sichergestellt werden, dass die Daten nicht nachträglich manipuliert werden können.
Werden diese Archivierungspflichten nicht beachtet, drohen empfindliche Strafen bis hin zur persönlichen Haftung durch die Unternehmensleitung.

2. Steigern Sie die Produktivität und Informationsverfügbarkeit

Viele Informationen wie Angebote, Preisabsprachen und Verträge liegen oft nur noch in Form von E-Mails und deren Anhängen vor. Aus diesem Grund ist es für die Sicherheit und Produktivität eines Unternehmens entscheidend, dass diese Informationen zu jeder Zeit vollständig und schnell abgerufen werden können.

3. Führen Sie zusammen, was zusammen gehört

Oft verteilen sich die E-Mails in einem Unternehmen über zahlreiche Rechner, Softwaresysteme und Dateien. Dies erschwert die Verwaltung, aber auch die Nutzung der E-Mails durch die Mitarbeiter.

4. Verhindern Sie das Löschen von E-Mails durch Mitarbeiter

Mitarbeiter können für das Unternehmen wichtige E-Mails jederzeit löschen. Dies kann aus Versehen oder gezielt erfolgen. Nicht selten werden auch ganze Postfächer beim Verlassen des Unternehmens durch einen Mitarbeiter unwiederbringlich gelöscht.

5. Schützen Sie sich vor Datenverlusten

Neben dem Löschen von E-Mails durch Mitarbeiter können diese auch durch technische Probleme oder Fehler verloren gehen. Dazu zählen zum Beispiel defekte Microsoft Outlook PST-Dateien und unvollständige Datensicherungen.

6. Reduzieren Sie IT-Kosten und Aufwand

Die Wartung überlasteter E-Mail-Server, die Verwaltung unsicherer PST-Dateien und die Durchführung von aufwändigen Datensicherungs- und Wiederherstellungsvorgängen kosten Zeit und Geld.

7. Schaffen Sie Postfachbegrenzungen ab

Nicht selten soll durch die Begrenzung von Postfachgrößen die Überlastung des E-Mail-Servers reduziert werden. In der Praxis zwingt dies die Anwender jedoch zur zeitaufwändigen Verwaltung ihrer Postfächer und zum Löschen von E-Mails.

Wir denken das dies alles wichtige Gründe sind um über das Thema in Ihrem Unternehmen nachzudenken. Sprechen Sie mit uns. Wir beraten Sie Gerne.